Um Ihre Lagerbestände verwalten zu können, benötigt die Software im Wesentlichen 6 Dinge:
Firmenstamm mit Ihren Unternehmensdaten und Ihrem Logo
Artikelgruppen, um die Artikel-/Materialstammsätze in Auswertungen und Statistiken besser selektieren und zusammenfassen zu können
Artikelstammsätze für jedes eingelagerte Produkt mit einer eindeutigen Artikelnummer
Mengen- und Preiseinheiten in denen die Lagerbestände der Produkte geführt und bewertet werden
Lagerstandorte und ggf. Lagerplätze auf denen die Produkte gelagert werden sollen
Bewegungsschlüssel in denen das Verhalten der Software während und nach der Erfassung sowie die Auswirkungen einer Buchung festgelegt wurden
Mit den anderen Parametern und Stammdaten müssen Sie sich am Anfang nicht beschäftigen.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir in der Testversion Beispieldaten für Sie eingerichtet. Wir empfehlen Ihnen, die Software mit diesen Beispieldaten zu testen, bevor Sie sich mit der Erfassung eigener Stammdaten beschäftigen. Sie können diese Daten nicht mit den normalen Löschfunktionen löschen, weil durch Einträge im Buchungsjournal die Referenzielle Integrität verletzt würde. Auf Wunsch löschen wir den Beispieldatenbestand für Sie, bevor Sie mit der Erfassung Ihrer eigenen Daten beginnen.
Das Hauptmenü ist thematisch gegliedert.
Parameter werden i.d.R. einmalig eingerichtet und danach nur noch selten benötigt.
Unter Stammdaten finden Sie die Programme zur regelmäßigen Pflege Ihrer Adressen, Artikelgruppen und Artikelstammdaten
Unter Bearbeiten finden Sie alle Programme zur Buchung von Lagerbewegungen
Inventur enthält alle Programme zur Erstellung von Inventurzähllisten, der Inventurerfassung und Bewertung
Unter Berichte und Informationen finden Sie Auskunftsprogramme (Lagerbestände) und Druckprogramme (z.B. Artikeletiketten)
Kennzahlen stellt Ihnen Programme zur ABC-Analyse, Ermittlung von Lagerhütern und diverse Statistiken zur Verfügung
Unter Einstellungen finden Sie u.a. die Möglichkeit zur Veränderung der Farbumgebung
Starten Sie das Programm Firmenstamm aus dem Menü Parameter.
Drücken Sie Strg-E zur Bearbeitung des Datensatzes.
Überschreiben Sie die Testdaten mit Ihrer Anschrift, Ihren Kontaktdaten und fügen Sie Ihr Logo ein.
Anschließend klicken Sie auf Speichern.
Fürs erste genügt es, wenn Sie die Möglichkeiten erkennen, die Ihnen der Parameter Bewegungsschlüssel bietet. Diese Zeit sollten Sie sich nehmen.
Starten Sie das Programm Bewegungsschlüssel aus dem Menü Parameter.
Öffnen Sie den Bewegungsschlüssel ZL2 Zugang vom Lieferanten ohne Bestellung mit Strg-E
In den Gruppen Aktualisierung Lagerstamm und Aktualisierung Lagerstatistik finden Sie Vorschriften zum Umgang mit der erfassten Buchungsmenge.
Erwartungsgemäß führt ein Zugang vom Lieferanten zur Addition des Lagerbestands.
Außerdem wird die Menge der monatlichen Zugangsstatistik erhöht.
Unter Sonstige Einstellungen legen Sie beispielsweise fest, ob ein Produktionsdatum oder Verfalldatum gespeichert werden soll.
Wenn Sie das Produktions- und/oder Verfalldatum speichern möchten, müssen Sie diese Felder erfassen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Erfassungsfelder klicken, können Sie die Erfassungsfelder und Erfassungsreihenfolge jedes Bewegungsschlüssels selbst bestimmen.
Hier legen Sie auch fest, ob Sie eine Chargennummer erfassen möchten
Wenn Sie beispielsweise mit im Artikelstamm hinterlegten festen Lagerplätzen arbeiten möchten, wählen Sie die Felder Lagerstandort, Lagerbereich und Lagerplatz ab.
Wenn Sie bei einem Abgangs-Bewegungsschlüssel die Schalter Warnung bei Meldebestandsunterschreitung oder Warnung bei Negativen Lagerbeständen aktivieren, erscheint nach der Verbuchung eine entsprechende Benachrichtigung.
Außer der mengenmäßigen Veränderung kann auch eine wertmäßige Veränderung erreicht werden, wenn Sie im Register Bewertung der Buchung des Registers Eigenschaften-2 einen Bewertungspreis festlegen.
Wenn Sie zur Bewertung einen Preis erfassen, können Sie in der Gruppe Aktualisierung der Preistabelle des Registers Eigenschaften-2 für die Speicherung in der Preistabelle sorgen.
In der Gruppe Transaktionsbeleg des Registers Eigenschaften-2 können Sie eine der folgenden Belegarten festlegen, die nach der Verbuchung gedruckt werden soll.
Auslagerungsbeleg
Einlagerungsbeleg
Fahrbefehl
Wareneingangsschein
Diese Belege können natürlich nach Ihren Wünschen angepasst oder erweitert werden.
Im Register Eigenschaften-2 finden Sie die Gruppe Stornoschlüssel mit umgekehrten Buchungsvorschriften. Hier legen Sie den Bewegungsschlüssel fest, den die Software zur Stornierung einer Buchung verwenden soll.
Wenn Sie den Bewegungsschlüssel nicht benutzen möchten, löschen Sie ihn nicht, sondern deaktivieren Sie den Schalter Schlüssel im Buchungsprogramm anzeigen unter Sonstige Einstellungen des Registers Eigenschaften-1
Weitere Hinweise finden Sie unter Bewegungsschlüssel
Die Software unterscheidet zwischen Lagerstandorten, Lagerbereichen und Lagerplätzen. Unter einem Lagerstandort verstehen wir ein Gebäude, dass aus mindestens einem Lagerbereich bestehen muss und einem Regal mit Lagerplätzen bestehen kann. Eine schematische Darstellung des Lagerschemas finden Sie hier.
Wenn Sie kein Regalsystem mit Lagerplätzen verwenden möchten, genügt es, wenn Sie Lagerstandorte und Lagerbereiche einrichten. Um Lagerplätze einzurichten, verwenden Sie das Programm Lagerplätze. In der Professional-Edition stehen Funktionen zur Erzeugung komplexer Regalstrukturen zur Verfügung. Alternativ dazu können wir die Regal-Koordinaten auch aus einer Excel-Tabelle übernehmen.
Damit Sie Artikel-/Materialstammsätze in Auswertungen und Statistiken besser selektieren und zusammenfassen können, sollten Sie die Artikel in Warengruppen unterteilen. Warengruppen bestehen aus einer 4stelligen Artikelhauptgruppe und einer 4stelligen Untergruppe, die Sie mit dem Programm Artikelgruppen erfassen können.
Wenn Sie die Beispieldaten gelöscht haben, beginnen Sie am besten mit der Erfassung neuer Artikelgruppen. Sie benötigen mindestens 1 Artikelgruppe, die Sie im Artikelstamm zuweisen müssen.
Mit dem Artikelstamm können Sie neue Artikel-/Materialstammsätze anlegen und bestehende Artikel-/Materialstammsätze bearbeiten oder kopieren.
Adressen benötigen Sie nur dann, wenn Sie den Artikel-/Materialstammsätzen Hauptlieferanten zuordnen oder bei Abgangsbuchungen einen Warenempfänger erfassen möchten.
Starten Sie das Programm Buchen Lagerbewegungen aus dem Menü Bearbeiten.
In der Testversion erscheint sofort eine Übersicht mit allen existierenden Lagerstammsätzen.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Artikel 1003950
Der Pfeil (Datensatzzeiger) vor der Artikelnummer kennzeichnet den Artikel, der gebucht wird.
Klicken Sie auf die rechte Maustaste um das Kontextmenü zu öffnen.
Klicken Sie auf die Buchungsart Zugang und anschließend auf Zugang vom Lieferanten ohne Bestellung
Daraufhin erscheint das Buchungsfenster für Einzelbuchungen, dessen Eingabefelder Sie über den Bewegungsschlüssel selbst festlegen können.
Erfassen Sie die Buchungsdaten und klicken Sie auf Speichern.
Auf die gleiche Weise funktioniert die Buchung von Abgängen.
Dieses Symbol weist auf einen Fehler hin. Zeigen Sie mit der Maus darauf, um die Fehlermeldung zu sehen. Der Fehler Die Lagereigenschaft passt nicht zu der des Artikels erscheint, wenn im Lagerbereich nur Artikel mit einer vorgegebenen Lagereigenschaft (z.B. Hilfs- und Betriebsstoffe) eingelagert werden darf, die der Artikel nicht hat. Sie können die Lagereigenschaft im Register Bestandsführung des Artikelstamms ändern.
Mit Hilfe der Schaltfläche Nur Artikel mit Bestand unterdrücken Sie die Lagerstammsätze ohne Lagerbestand.
Mit Hilfe der Filterzeile können Sie nach dem gewünschten Artikel suchen.
Starten Sie das Programm Buchen Lagerbewegungen aus dem Menü Bearbeiten.
Markieren Sie den betroffenen Lagerstamm und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
Klicken Sie auf die rechte Maustaste um das Kontextmenü zu öffnen.
Klicken Sie auf die Buchungsart Umlagerung
Daraufhin erscheint das Buchungsfenster für Umlagerungen
Erfassen Sie die umzulagernde Menge und das Ziellager
Klicken Sie auf Speichern.
Starten Sie das Programm Buchen Lagerbewegungen aus dem Menü Bearbeiten.
Markieren Sie den betroffenen Lagerstamm und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Stornieren
Daraufhin öffnet sich das Buchungsjournal mit den letzten Buchungen
Markieren Sie die betroffene Buchung und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Stornieren
Erfassen Sie ggf. eine Belegnummer und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Starten Sie das Programm Buchen Lagerbewegungen aus dem Menü Bearbeiten.
Markieren Sie den betroffenen Lagerstamm und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Korrektur und dann Korrektur Lagerbestand
Im Buchungsfenster erfassen Sie den korrekten Lagerbestand und klicken auf Speichern.
Starten Sie das Programm Buchen Lagerbewegungen aus dem Menü Bearbeiten.
Markieren Sie den betroffenen Lagerstamm und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Sperren
Starten Sie das Programm Buchen Lagerbewegungen aus dem Menü Bearbeiten.
Markieren Sie den betroffenen Lagerstamm und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Freigeben
Wenn Sie - beispielweise im Wareneingang oder der Ersatzteilentnahme - immer identische Bewegungsschlüssel und Belegdaten verwenden, ist die Schnellerfassung nützlicher. In diesem Programm werden Sie einmalig nach dem zu verwendenden Bewegungsschlüssel und den Belegdaten gefragt. Anschließend erscheint immer wieder die Abfrage nach der Artikelnummer, die Sie entweder manuell erfassen oder mittels Tastaturscanner scannen können.
Mit Hilfe des Programms Sammelbuchungen können Sie beliebige Artikel in einer Tabelle sammeln und darin die Buchungsmenge und den Buchungspreis erfassen. Anschließend können Sie diese Artikel mit identischen Buchungsdaten verbuchen. Damit besteht die Möglichkeit alle betroffenen Artikel auf einem Auslagerungsbeleg (z.B. Lieferschein) aufzulisten.
Die Artikel werden nach der Verbuchung nicht gelöscht und können für eine weitere Buchung reaktiviert werden.
Starten Sie das Programm Lagerbestände oder Lagerstamm aus dem Menü Berichte und Informationen.
In der Ablaufbeschreibung ist die Inventur ausführlich beschrieben.